Como preparar o material de apoio? (base no Powerpoint) - Parte 3

Aqui vão mais algumas dicas sobre a preparação do material de apoio. 
Lembrando que nos preocupamos em falar sobre o conteúdo, não sobre o uso do Powerpoint como ferramenta. Você encontra vídeoaulas sobre esse assunto, no Youtube.
Lembramos ainda que as dicas que damos aqui, servem também para preparação de Cartazes, Flipchart, no uso de Quadro Negro ou Branco ou em preparação de apresentações no Prezi.

Espero que as dicas, que temos trazido, ajudem você a preparar o material de apoio de suas apresentações e palestras.

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sergiopfsjc@yahoo.com.br

Grande abraço e fique com Deus.

Como preparar o material de apoio? Parte 2

Nesta postagem apresentamos mais algumas dicas sobre o conteúdo do material de apoio das nossas apresentações.

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Até a próxima e fique com Deus!

Como preparar o material de apoio?

Temos novidade.

Nossa postagem de hoje será em narrada. Esperamos que você goste e que ela possa ajudar você a se comunicar melhor.

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Até a próxima postagem.

Grande abraço e fique com Deus.

Como não esquecer o que temos que falar?

Como fazer para lembrar tudo o que deve ser dito na apresentação? Como não nos esquecermos de alguma coisa importante?

Para fazermos uma boa apresentação, uma boa palestra, precisamos preparar um bom roteiro. Um roteiro que seja fácil de consultar e que nos mantenha no curso da nossa apresentação.

Vamos escrever tudo o que iremos dizer?

Não. Essa não é uma boa prática, pois o texto ficaria muito longo e teríamos a tentação de ler o que foi escrito. O resultado disso seria uma apresentação extremamente cansativa, que comunicaria muito pouco.

Então, o que deve conter esse roteiro?
1. Deve começar pelo começo.
Se não anotarmos que devemos nos apresentar, cumprimentar e elogiar o público, poderemos nos esquecer até de dizer nosso nome, por causa do nervosismo natural do início da fala. Se isso acontecer, bom início que preparamos ficará perdido.

2. Precisa estar organizado de forma pedagógica.
Começando pelos assuntos mais simples, depois tratando dos mais complicados.

3. Deve trazer os ganchos que pretendemos utilizar para cada tópico.

4. Finalmente, deve ter o final memorável que planejamos.

Como devemos fazer o roteiro?

• Podemos utilizar cartões, folhas de sulfite ou mesmo folhas de caderno.
• Durante a apresentação ele poderá ficar sobre uma mesa, uma estante, ou mesmo poderemos segurá-lo nas mãos.
• O importante é que possamos consultá-lo quando formos passar para o próximo assunto.
• As letras devem ser grandes o suficiente para que possamos ler com facilidade.
• Os cartões ou as folhas precisam ser números, pois pode ocorrer de caírem ou serem misturadas por um ventilador (já presenciei palestrantes desesperados, tentando colocar seus cartões, sem números, em ordem, depois de um “acidente” desses).
• Vejamos um exemplo:

Figuras 1 a 3: Cartões, folhas de sulfite, folhas de caderno

Se fôssemos dar uma palestra sobre “como escrever melhor” poderíamos fazer este roteiro:

Palestra: “Como escrever melhor”.

- Apresentação do palestrante,
Nome, formação acadêmica, experiência na área;

- Início: O assunto que iremos abordar é: Como escrever melhor;
Gancho: Você já pensou que quem não escreve bem pode perder oportunidades por não ser transmitir o que pensou?
Comentar: muitas pessoas escrevem sem se preocupar com quem vai ler;
É preciso planejar o que vamos escrever;

- Elementos da comunicação:
Gancho: Será que alguém escreve um email para que ninguém leia?
Comentar: Se eu escrevo, espero que alguém específico leia e faça o que eu pedi;
Remetente;Destinatário; Mensagem (meu email); Resposta;
Gancho: Se eu escrevo em russo, será que meu destinatário vai entender?
Comentar: Código (português);
Gancho: Você já viu um piá empinando uma pandorga?
Comentar: para os gaúchos: piá = menino, pandorga = pipa (de empinar com linha – sem cerol);
Ruído (tudo o que atrapalha a comunicação):
Ruído Físico: letras muito pequenas, deficiência visual, etc.;
Ruído Psicológico: faltou um “por favor”, "por gentiliza" ou “muito obrigado”;
Ruído Cultural: Repertório (o exemplo que vimos do piá);

- Objetivos da comunicação:
Gancho: ...
Comentar: ...

- (Próximos tópicos):
Ganchos: ...
Comentar: ...

- Final: vimos como é importante escrever bem;

• Aprendemos que a comunicação tem elementos que precisam ser considerados;
• Percebemos que precisamos estar atentos aos ruídos da comunicação;
• “Espero que você possa utilizar o que refletimos hoje e que seja bem sucedido, quando tiver que deixar uma mensagem escrita, seja um email, um bilhete, uma carta ou um livro”;
• “Gostaria de lhe dar os parabéns pelo interesse em aprender mais sobre comunicação e agradecer a você, pelo carinho da sua atenção”.

Vejamos nas figuras como ficaria o nosso roteiro em cartões ou em folhas de papel.

Figura 4: Cartão 1 (Cue card)  roteiro de palestra - Início.

Figura 5: Cartão 2 (Cue card)  roteiro de palestra

Figura 6: Cartão 3 (Cue card)  roteiro de palestra - Final.

Figura 7: folha 1 de papel, caderno ou sulfite - roteiro de palestra - Início

Figura 8: folha 2 de papel, caderno ou sulfite - roteiro de palestra

Figura 9: folha 3 de papel, caderno ou sulfite - roteiro de palestra - Final

Parece que isso basta para esta postagem.

Parabéns pelo seu interesse em aprender mais sobre comunicação. Espero ter contribuído para que sua próxima apresentação seja mais tranquila.

Obrigado por ter tido a paciência de ler até aqui.

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Se tiver alguma crítica ou pergunta a fazer, envie uma email para sergiopfsjc@yahoo.com.br, ou deixe um comentário abaixo.

Grande abraço e fique com Deus.

Como finalizar bem uma apresentação?

“Era o que eu tinha pra dizer!”

Ponto final? Pronto? É só isso?

Como comentamos na postagem anterior, essa é umas das piores, senão a pior, forma de encerrar uma apresentação.

Por quê? Porque deixa claro que não preparamos o final da apresentação. Um final que deixasse um “gostinho de quero mais”. 

Soa como se tivéssemos apresentado a nossa verdade e pronto. Não deixa lugar para que o ouvinte transforme aquilo que dissemos em conhecimento próprio. 

É como se estivéssemos seguindo por uma estrada e, de repente, descobríssemos que ela termina na beira de um rio. Não nos leva ao destino que desejávamos.

Mas o que eu devo fazer? Como terminar uma apresentação, ou uma palestra?

Existem várias técnicas que ajudam o ouvinte a memorizar o que for dito na palestra. Vamos ver algumas delas, mas não temos a pretensão de esgotar o assunto.

Ao preparar o roteiro da apresentação, devemos escolher um ou alguns dos modelos que vamos comentar a seguir. 

Uma vez decidida qual a forma que pretendemos utilizar, devemos anotar. Não vamos deixar por conta da memória. 

Quando não temos muita experiência, fica difícil de lembrarmos aquilo que não estiver anotado. Então corremos o risco de usar a fórmula mais simples, embora a menos indicada: “era isso, obrigado”.

- Podemos encerrar uma apresentação, propondo que os ouvintes utilizem aquilo que apresentamos. Por exemplo: se o nosso tema tiver sido “como falar em público”, podemos encerrar dizendo algo como – “Espero que, usando as técnicas que acabamos de avaliar, você possa fazer palestras produtivas, que ajudem seus ouvintes a viver melhor”.

- Podemos encerra fazendo um breve resumo daquilo que foi dito, em duas ou três frases. Por exemplo: “Em nossa apresentação vimos que, encerrar bem uma palestra nos ajuda a memorizar o que foi dito. Vimos que é muito importante anotar no roteiro como vamos finalizá-la. Comentamos, ainda, sobre a importância de treinar antes de enfrentar o público”.

- Agradecer sinceramente o público pela atenção e pelo interesse demonstrado, também é um modo elegante de encerrar uma apresentação. Então podemos dizer: “Encerrando esta apresentação, quero agradecer a você, pelo carinho de sua atenção. De fato, foi um prazer falar para uma plateia tão atenta e participativa”.

- Outra forma que deixa o público satisfeito é o elogio sincero. Cada uma daquelas pessoas deixou outras atividades para estar conosco e ouvir o que tínhamos a apresentar. Merecem o nosso elogio pelo interesse em aprender. Então podemos dizer: “Finalizando, gostaria de dar-lhe os parabéns pela sua decisão de deixar tudo, durante o tempo em que estivemos juntos, para aprender sobre comunicação (o tema abordado). Isso deixa claro o seu desejo de progredir. Parabéns. Espero ter ajudado um pouquinho no seu crescimento pessoal”.

- Se a apresentação fizer parte de um encontro, de um workshop, e temos conhecimento dos outros temas que serão abordados, podemos valorizar e motivar para as próximas apresentações. Um exemplo de encerramento que ligue às próximas apresentações: “Em nossa apresentação, falamos sobre os componentes da comunicação. Estou certo que as próximas palestras deste encontro, vão trazer muita informação interessante que irão ajudar você a se tornar um comunicador mais bem sucedido e eficiente”.

E então? Esses desfechos não são melhores que o tradicional: “era o que eu queria dizer, obrigado”?

Com o que comentamos até agora, já temos em condições de preparar um bom roteiro para a nossa apresentação.

Então, a preparação do roteiro, será o assunto de nossa próxima postagem. 

Sugerimos a releitura do que já foi postado. Caso reste alguma dúvida, ou crítica, anote nos comentários, abaixo ou envie um email para: sergiopfsjc@gmail.com .

Espero que o conteúdo deste blog lhe esteja sendo útil.

Um abraço e até a próxima postagem.

Fique com Deus.

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Por que as pessoas não memorizam o que foi dito numa palestra?

Do que foi que o palestrante falou? A palestra mal acabou e eu já não lembro mais o que foi dito!

Já aconteceu isso com você? Porque será que isso acontece?

Esse “esquecimento” pode ter várias causas:

- A palestra foi mal estruturada e abordou uma porção de assuntos, sem fazer a ligação entre eles, ou sem que eles tivessem alguma conexão, entre si;

- O palestrante não enfatizou os pontos principais, pontos chaves, de sua palestra;

- O material de apoio (Powerpoint) tinha uma enormidade de textos e o palestrante leu o tempo todo;

- O palestrante utilizou palavras que você não conhecia;

- O assunto não era do seu interesse;

- O palestrante não levou você a refletir sobre o assunto que estava abordando;

- A palestra foi encerrada com um: “Era isso que eu tinha a dizer. Obrigado”.

Vamos refletir sobre cada uma dessas razões?

- A estrutura da palestra:

Penso que já comentamos isso em postagem anterior, mas vamos retomar, porque é muito importante.

Ao preparar o roteiro da palestra, relacionamos os assuntos em ordem pedagógica, isto é, numa sequência lógica, começando do mais simples. Deixamos clara a relação de cada assunto com o seguinte. Caso não haja essa relação, finalizamos bem um assunto, fazendo uma breve conclusão, em que resumimos o que foi dito até ali. Só então passamos para o próximo assunto. Com isso, conseguimos que a abordagem não fique confusa.

- A ênfase nos pontos chaves:

Os pontos mais importantes da palestra, aquilo que precisa ficar claro para todos, deve ser repetido. Mas precisamos ter o cuidado de não tornar a palestra cansativa e chata. As repetições devem ser planejadas para usarmos abordagens diferentes.

Repetimos os pontos chaves, mas com palavras diferentes e por aspectos diferentes.

- Muito texto e leitura do material de apoio:

Esse é um problema muito comum. Talvez por insegurança ou por medo de esquecer-se de algo importante, muitos palestrantes preparam, no Powerpoit, slides carregados de texto. Durante a palestra, ficam de costas para o público, lendo o slide.

A memória, da grande maioria das pessoas, grava ideias, não palavras escritas. Quando a palestra inteira é constituída de palavras escritas, quase ninguém guarda nada. Provavelmente, muitos dormirão durante a apresentação, ou seus pensamentos irão viajar pelo infinito céu azul de suas boas lembranças, ou pelo céu cinza de suas preocupações. Abordaremos esse assunto mais a fundo, quando falarmos da preparação de material de apoio. Por ora, basta lembrar que “palestra” significa “bate-papo”, e não é momento de “leitura comunitária”.

- Palavras desconhecidas:

Já falamos disso em nossa postagem anterior: Cuidado com o ruído cultural. Precisamos utilizar palavras e expressões que o nosso público conheça. Se usarmos alguma palavra que talvez seja desconhecida, devemos esclarecer seu significado. Senão nossa palestra acaba se tornando “grego” para o público.

 - O ouvinte não tem interesse pelo assunto:

É verdade que esse ponto depende mais do ouvinte, que do palestrante. Entretanto, se o assunto for abordado adequadamente, poderá despertar o interesse.

Por exemplo: temos feito palestra nos chamados "Cursos de Noivos". No geral, alguns daqueles ouvintes, não estão na sala de boa vontade. Gostariam de estar namorando ou passeando, e não de estar ouvindo palestras num Sábado à tarde. 

Se o palestrante começar a falar de Doutrina da Igreja, seguramente não vai despertar o interesse. Ao invés disso, vai criar um ruído psicológico (lembra-se). Entretanto, se for bem humorado e se falar de vivência, comentando os problemas experimentados em sua vida, que estratégias usou para superá-los, estará falando de algo que é interessante para todos. O ouvinte passa a ver o palestrante como alguém igual a ele, que também tem problemas. A palestra se torna um “estudo de casos”. Isso, geralmente, desperta interesse.

Quando o ouvinte percebe que há algo de útil na palestra, deixa-se cativar e passa a prestar atenção. Quem presta atenção memoriza.

Depois que tivermos cativado o ouvinte, se fizer parte do roteiro falar sobre moral ou Doutrina da Igreja, falaremos e seremos ouvidos. O palestrante será um amigo, e os amigos podem falar de qualquer assunto!

- Faltam propostas de reflexão:

Se passarmos todo o tempo enumerando e discorrendo sobre as nossas verdades, tentando descarregar um caminhão de informações nas cabeças dos ouvintes, é provável que percamos nosso tempo. Mas então, o que fazer?

O melhor é usarmos os ganchos, como dissemos na última postagem. Intercalar interrogações, fazer perguntas que levem o público a refletir. Ajudar o ouvinte a construir o conhecimento. Lembrando: não transferimos conhecimento. Transmitimos ideias e informações, que o ouvinte vai assimilar e acomodar à sua bagagem de conhecimentos.

- “Era isso que eu tinha para apresentar”:

Não existe forma menos interessante de terminar uma fala.

Dá a impressão que o palestrante se desincumbiu de um fardo. A obrigação de ter aproveitado o conteúdo do que foi dito é do ouvinte. Fiz a minha parte, se você quiser saber mais: “se vire”!

Como pretendo voltar a esse assunto em postagem futura, não vou me estender sobre ele.

Na postagem de hoje, procuramos avaliar erros. Quando avaliamos erros, nos preparamos para não repeti-los. 

Desejo que você perceba a importância de preparar bem sua apresentação, para que ela seja agradável e fique na memória dos seus ouvintes.

Será que o que falamos até aqui foi claro? Está ajudando você, que me lê, a ter uma ideia do que deve buscar e o que deve evitar quando estiver preparando uma palestra, uma apresentação?

Espero que sim.

De qualquer forma, se houver dúvidas, pergunte nos comentários, abaixo ou envie-me um email – sergiopfsjc@gmail.com.

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Grande abraço e até a próxima postagem. Fique com Deus.

Como fazer para manter a atenção do público durante a palestra ou apresentação?

Devemos lembrar que uma palestra é sempre uma via de mão dupla, como dissemos em nossa postagem anterior. Enquanto estamos preparando o conteúdo de nossa apresentação, devemos sempre pensar no ouvinte (no singular, porque falamos para cada um da plateia), pois é ele, ou ela, que irá receber nossa mensagem e irá nos oferecer uma resposta. Vamos nos esforçar para que nosso ouvinte receba uma mensagem que lhe seja prazerosa, compreensível e lhe traga algo novo e útil.

Para que isso aconteça, precisamos, em primeiro lugar, que nossa plateia esteja atenta ao que estaremos apresentando, atenta à nossa fala.

Milo O. Frank, no livro “Como apresentar suas ideias em 30 segundos ou menos”, alerta para o período de atenção das pessoas, que dura apenas 30 segundos. Ora, se a apresentação está prevista para durar meia hora ou quarenta e cinco minutos, como fazer para que as pessoas se mantenham atentas?

O primeiro ponto a ponderar é: - Se as pessoas vieram até ali e estão sentadas numa plateia para nos ouvir é porque tem algum interesse pelo assunto. A responsabilidade de manter esse interesse durante a apresentação é, sem dúvida, do palestrante, isto é, é nossa. Mas podemos ficar tranquilos, essa é uma tarefa possível. Ao utilizarmos algumas técnicas de comunicação, que iremos avaliar, não será tão difícil ter sucesso na apresentação.

O interesse que trouxe a pessoa até o auditório, e uma boa impressão inicial (que já foi assunto de postagem anterior), já são pontos a nosso favor. Agora, vamos tentar entender o que “rouba” a atenção do ouvinte, para neutralizar esse “inimigo”.

Dizem os especialistas que podemos pensar quatro vezes mais rápido, do que conseguimos falar. Do ponto de vista do nosso ouvinte: ele (ou ela) consegue pensar quatro vezes mais rápido do que estamos falando.

O pensamento do ouvinte pode estar, ao mesmo tempo, conectado àquilo que estamos dizendo, ao modo como estamos falando, aos nossos gestos e, ainda estar tendo flashs de memória referentes a preocupações próprias, relativas ao seu trabalho, ao seu estudo ou à sua família. Se continuarmos falando e apresentando nossas ideias, sem nos preocuparmos como isso, é possível que o ouvinte deixe de escutar o que estamos dizendo, e passe a pensar em algo de que se lembrou. A atenção do ouvinte não estará mais onde nos interessa: na nossa fala.

É preciso provocar o ouvinte, atraí-lo novamente, pois os trinta segundos de atenção que tínhamos, acabou de vencer. Como fazer isso? Como “raptar” a atenção do ouvinte e prendê-la novamente ao nosso tema?

Algumas vezes, vi palestrantes apresentando suas ideias de maneira fluente e direta, como quem está entregando algo pronto e acabado. Comparo isso com alguém que enche um copo d’água com uma jarra: despeja tudo de uma vez, até que o copo esteja cheio.

Ora, nossa mente não é como um copo vazio e o conhecimento não é fluido como a água. O que eu quero dizer com isso? O modo como eu compreendo as coisas, certamente não é igual ao modo como você as compreende. Cada pessoa tem uma forma própria de organizar o conhecimento, de absorver aquilo que está sendo dito ou ensinado.

Piaget considerava que o processo de aquisição de novos conhecimentos passa por duas etapas: assimilação e acomodação. A assimilação depende de o ouvinte ter compreendido o que foi dito (foram usados termos que ele conhece e sabe o significado). A acomodação diz respeito a como o ouvinte vai incorporar a novidade aos conhecimentos que já tem. Em outras palavras: nós não transmitimos o nosso conhecimento, nós transmitimos ideias e informações e o nosso ouvinte constrói o seu próprio conhecimento, acomodando o que falamos ao conhecimento que já tem, aumentando assim o seu repertório.

Isso requer que ele (ou ela) pense naquilo que lhe está sendo dito. Se enquanto nós estivermos falando, o ouvinte estiver divagando por outras preocupações, “viajando na imaginação”, não vai assimilar nem acomodar as novidades que estamos trazendo. Mas como provocar seu pensamento, sua curiosidade?

Podemos fazer uso de um recurso que Milo O. Frank chama de “gancho”. O gancho, ensina ele, é aquilo que atrai, seduz, cativa, surpreende, enfeitiça. É aquilo que, numa propaganda, faz com que você tenha desejo de comprar um produto; numa chamada de intervalo, lhe faz continuar vendo o programa da TV; faz que você queira ver o próximo capítulo da novela, ou continuar lendo um livro, ou um texto.

Numa palestra, o melhor gancho é a proposta de uma reflexão. Mas como propor uma reflexão? Como eu fiz inúmeras vezes neste texto e nas postagens anteriores: intercalando perguntas à sua fala.

Quando fazemos uma pergunta durante uma apresentação, conseguimos dois comportamentos: primeiro, o ouvinte irá procurar, nos conhecimentos que já tem, uma resposta mental para o que perguntamos; segundo: ele vai ficar atento, desejoso de saber qual será a nossa resposta à nossa própria pergunta.

Veja, não estamos falando sobre perguntas que requerem um responda como, por exemplo: - quem está aqui pela primeira vez? Estamos falando de perguntas que nós mesmos iremos responder, na sequência de nossa fala, do tipo dessas que intercalei neste texto.

Será que isso é possível? (aí está mais uma) Você, que está lendo, deve ter pensado numa resposta, ao mesmo tempo vai continuar lendo para ver como eu irei responder. Estou certo? (outra). Claro que é possível! Perguntas do tipo: Será que...? Você já imaginou se...? Como seria se ...? fazem com que o ouvinte volte sua atenção para o que está sendo dito. É o “gancho” que precisamos para ter o público atento ao que estamos dizendo.

Outro gancho poderoso é a pausa. Quando estamos falando e temos algo importante para dizer, se o fazemos utilizando um mesmo tom de voz, deixamos de dar à nossa afirmação o destaque que ela merece. Se, no entanto, fizermos antes uma pequena pausa, atrairemos a atenção para o que vamos dizer a seguir. Então, parafraseando o que li em um dos muitos livros de comunicação que já passaram por minhas mãos: “quanto tenho algo importante a dizer... faço uma pausa”.

No início, pode parecer difícil utilizar essas técnicas. Devemos anotar, no nosso roteiro, as perguntas que iremos fazer para manter sua plateia atenta. Com o passar do tempo, com a prática, essa técnica se torna automática e nós a aplicamos sem ter que pensar. É como dirigir um carro: quando estamos aprendendo, temos que olhar para encontrar a alavanca de câmbio, temos que pensar para levar o pé ao pedal da embreagem. Com o tempo, nós fazemos essas manobras automaticamente. Adquirimos a habilidade. Mas, será que é possível adquirir habilidade sem praticar? Essa pergunta eu vou deixar para você responder.

Nesta postagem, tentei alertar para o fato que: é tarefa de quem apresenta um tema, ajudar sua plateia a compreender e assimilar o que foi dito. Para realizar essa tarefa, não deve “despejar” toda a informação, que juntou, como se fosse água da jarra para o copo. É preciso fazer com que o público pense. Isso pode ser conseguido com a utilização dos ganchos, isto é, dos questionamentos e das pausas.

Aplique essas técnicas e preste atenção ao olhar das pessoas. Quando você faz uma pergunta, ou quando você faz uma pausa... antes de uma informação importante, estarão todos olhando atentamente para você, esperando a sua resposta ou a continuidade de sua fala.

Ter a atenção enquanto se fala em público, da uma sensação de prazer que, como diz a propaganda: “não tem preço”.

Espero não ter me alongado demais. Continuamos numa próxima postagem. Se você gostou, compartilhe com seus amigos. Ficou com alguma dúvida? Quer fazer algum comentário? Escreva abaixo ou envie-me um email. Terei prazer em responder. Fique com Deus.